Integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs i denna policy är:

verksamheten bakom tjänsten Min Personal. Fullständiga företagsuppgifter lämnas på begäran.
E-post: support@minpersonal.se

Observera att vi har två olika roller beroende på vilka uppgifter det gäller:

• Personuppgiftsansvarig är vi för uppgifter om våra kunder och deras användare, det vill säga de företag som tecknar avtal med oss samt de administratörer och chefer som loggar in i tjänsten, liksom för fakturerings- och betalningsuppgifter.
• Personuppgiftsbiträde är vi för de uppgifter om kundens anställda som kunden registrerar i tjänsten (till exempel personalregister och anställningsavtal). För dessa uppgifter är kunden personuppgiftsansvarig, och behandlingen regleras i vårt personuppgiftsbiträdesavtal. Om du är anställd hos ett företag som använder Min Personal och har frågor om hur dina uppgifter behandlas ska du i första hand vända dig till din arbetsgivare.

Denna policy beskriver i huvudsak den behandling där vi är personuppgiftsansvariga.

Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter:

2.1 Företags- och kontouppgifter. När ett företag registrerar sig behandlar vi företagets namn, organisationsnummer och kontaktuppgifter (e-postadress), samt uppgifter om de användarkonton som skapas: namn, e-postadress och, om användaren väljer att ange det, personnummer.

2.2 Betalnings- och prenumerationsuppgifter. Vid registrering samlar vi in betalkortsuppgifter via vår betalningsleverantör Stripe. Vi lagrar inte fullständiga kortnummer själva; korthantering sker hos Stripe. Vi behandlar uppgifter om prenumerationsstatus, provperiod, fakturor och betalningshistorik.

2.3 Uppgifter om kundens anställda (som biträde). I tjänsten registrerar kunden uppgifter om sina anställda, såsom namn, personnummer, kontaktuppgifter, adress, befattning, lön och anställningstider, samt anställningsavtal inklusive signerade PDF-dokument. För denna behandling är kunden personuppgiftsansvarig och vi personuppgiftsbiträde.

2.4 Tekniska uppgifter. När du använder webbplatsen och tjänsten behandlas tekniska uppgifter som är nödvändiga för drift och säkerhet, till exempel IP-adress, inloggningshändelser och sessionsinformation.

Vi samlar inte medvetet in personuppgifter om barn, och tjänsten riktar sig enbart till företag.

Behandlingen av kundens anställdas uppgifter sker enligt kundens instruktioner och på de rättsliga grunder som kunden i egenskap av arbetsgivare ansvarar för.

Vi sparar personuppgifter så länge det är nödvändigt för respektive ändamål:

• Konto- och företagsuppgifter sparas så länge kundens konto är aktivt. Efter uppsägning raderas uppgifterna inom 30 dagar, med de undantag som anges nedan.
• Räkenskapsinformation, till exempel fakturor och betalningsunderlag, sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, i enlighet med bokföringslagen (1999:1078).
• Signerade anställningsavtal som kunden lagrat i tjänsten arkiveras och kan inte raderas eller ersättas i appen så länge kundens konto finns. Detta beror på avtalens bevisvärde. Hanteringen vid kontots avslut regleras i användarvillkoren och personuppgiftsbiträdesavtalet.
• Tekniska loggar sparas normalt i 90 dagar.

Vi delar personuppgifter med ett begränsat antal leverantörer som hjälper oss att driva tjänsten:

• Supabase (databas, autentisering och fillagring, region EU (Stockholm, eu-north-1))
• Cloudflare Inc. (applikationsdrift och PDF-generering)
• Stripe Payments Europe Ltd (kortbetalningar och fakturering)
• Inleed / docsign.se (svensk leverantör av e-signering med BankID)
• Google Ireland Limited (Google Analytics 4, webbplatsanalys på minpersonal.se — endast om du godkänt analyscookies, se avsnitt 9)

E-postutskick sker för närvarande via Supabase transaktionsmejl. Framtida utskick planeras ske från noreply@minpersonal.se.

Nedan följer en aktuell och fullständig lista över underbiträden med uppgifter om plats för behandling och överföringsmekanism. Vi kan även lämna ut uppgifter om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller myndighetsbeslut.

Vår målsättning är att all lagring av kunddata ska ske inom EU/EES. Där leverantörer med säte utanför EU/EES anlitas säkerställs skyddet genom EU-kommissionens standardavtalsklausuler och vid behov kompletterande skyddsåtgärder.

Vi säljer aldrig personuppgifter.

Vår målsättning är att all behandling ska ske inom EU/EES. Vissa av våra leverantörer, framför allt Cloudflare och Stripe, kan dock i begränsad omfattning överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES, till exempel USA. När så sker säkerställs skyddet genom EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC) enligt art. 46.2 c GDPR, i förekommande fall kompletterade med ytterligare skyddsåtgärder. Mer information om respektive leverantörs överföringsmekanism finns i tabellen ovan. Du kan kontakta oss för att få mer information om skyddsåtgärderna.

Som registrerad har du följande rättigheter enligt GDPR:

• Rätt till tillgång (registerutdrag): du kan begära bekräftelse på om vi behandlar dina uppgifter och få en kopia av dem.
• Rätt till rättelse: du kan begära att felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättas.
• Rätt till radering: du kan begära att uppgifter raderas, till exempel när de inte längre behövs för ändamålet. Observera att rätten inte gäller uppgifter vi måste spara enligt lag, till exempel räkenskapsinformation.
• Rätt till begränsning av behandling i vissa situationer.
• Rätt att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse.
• Rätt till dataportabilitet: rätt att få ut uppgifter du lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, när behandlingen grundas på avtal eller samtycke.

Om behandlingen grundas på samtycke har du rätt att när som helst återkalla samtycket, utan att det påverkar lagligheten av behandling som skett dessförinnan.

För att utöva dina rättigheter, kontakta oss på support@minpersonal.se. Vi besvarar din begäran utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad.

Om din fråga gäller uppgifter som din arbetsgivare registrerat om dig i Min Personal ska du vända dig till arbetsgivaren, som är personuppgiftsansvarig för de uppgifterna. Vi hjälper i sådana fall arbetsgivaren att tillmötesgå din begäran.

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddslagstiftning har du rätt att lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm, imy@imy.se, www.imy.se. Vi uppskattar dock om du kontaktar oss först så att vi kan försöka lösa frågan.

9.1 Nödvändiga cookies och lagring. Webbplatsen och tjänsten använder cookies och liknande lagring som är strikt nödvändiga för att tjänsten ska fungera, framför allt för inloggning, sessionshantering och säkerhet (till exempel lagring av din inloggningssession). Denna lagring kräver inte samtycke enligt lagen om elektronisk kommunikation, eftersom den är nödvändig för att du ska kunna använda den tjänst du efterfrågat.

9.2 Analyscookies (Google Analytics). På vår marknadsföringswebbplats minpersonal.se använder vi Google Analytics 4 för att förstå hur besökare hittar till och använder webbplatsen, till exempel vilka sidor som besöks och hur länge. Dessa analyscookies sätts och laddas endast om du aktivt godkänner det via cookie-bannern som visas vid ditt första besök. Om du inte godkänner, eller om du väljer "Neka", laddas inte Google Analytics och inga analyscookies sätts. Du kan när som helst ändra ditt val via länken "Cookie-inställningar" i sidfoten. Analyscookies behandlas med stöd av ditt samtycke (art. 6.1 a GDPR), och du kan återkalla samtycket när som helst utan att det påverkar lagligheten av tidigare behandling.

Google Analytics tillhandahålls av Google Ireland Limited. Viss behandling kan ske hos Googles koncernbolag utanför EU/EES; Google är anslutet till relevanta överföringsmekanismer (bland annat EU:s standardavtalsklausuler). Vi har konfigurerat Google Analytics för att inte dela data med Google för annonsändamål.

Den inloggade delen av tjänsten (app.minpersonal.se) använder inte Google Analytics eller andra analysverktyg — där förekommer endast den nödvändiga sessionslagring som beskrivs i 9.1.

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter, bland annat kryptering av data i vila och under överföring, strikt åtkomstkontroll samt teknisk isolering mellan olika kunders data (radnivåsäkerhet / tenant-isolering i databasen).

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy, till exempel vid ändringar i tjänsten eller i lagstiftningen. Den senaste versionen publiceras alltid på minpersonal.se. Vid väsentliga ändringar informerar vi våra kunder via e-post eller i tjänsten.

Frågor om denna policy eller vår behandling av personuppgifter besvaras via support@minpersonal.se.